BAYİ DENETİM SİSTEMİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR HAKKINDA 1240 SAYILI KURUL KARARINDA YAPILAN ve 01.03.2014 TARİHİNDE YÜRÜRLÜĞE GİRECEK DEĞİŞİKLİKLERE İLİŞKİN BİLGİLENDİRME. 

 

Değerli Bayilerimiz;

"Bayi Denetim Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında " 1240 sayılı Kurul Kararı 'nda yapılan değişikliklerle 01.03.2014 tarihinde yürürlüğe girecek olan yeni düzenlemeler ve bu düzenlemeler sonucunda siz bayilerimizin otomasyon sistemine ilişkin yükümlülükleri ile yükümlülüklere aykırılık halinde şirketimizce yapılması gerekenler bilgi amaçlı olarak aşağıda sunulmuştur.  

  

01.03.2014 tarihinde yürürlüğe girecek olan yeni düzenlemeler ile dağıtım şirketlerine ve bayilere önemli sorumluluklar getirilmiş ve aykırı harekette idari para cezası ile cezai yaptırım öngörülmüştür. Bu nedenle konunun önemine binaen Petrol Piyasası Kanunu kapsamında faaliyette bulunan siz bayilerimizin bilgilendirilmesi, otomasyon sisteminin    5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu ve 1240 sayılı Kurul Kararına uygun olarak kesintisiz çalışmasını sağlamanı için yapmanız ve dikkat etmeniz gereken hususlar  aşağıda ayrıntılı olarak sunulmuş, ayrıca Kurul kararı ekte gönderilmiştir.

 

Kurul Kararı ile dağıtıcı lisansı sahiplerinin, tescilli markası altında piyasaya sunulan akaryakıta ilişkin kalite kontrol izlemesini etkin biçimde yapması,  bayilerinde kaçak akaryakıt satışının yapılmasını önleyen teknolojik yöntemleri de içeren bir denetim sisteminin kurulması ve uygulanması amaçlanmıştır. Bu amaç doğrultusunda siz bayilerimizin istasyonlarına lisanslarınız yayınlanmadan önce şirketimiz tarafından stok hareketleri ve akaryakıt alım satım işlemlerinin elektronik ortamda, günlük olarak izlenebilmesine yönelik istasyon tank ve pompa otomasyon sistemi kurulmuş ve çalışır vaziyette teslim edilmiştir. Merkez bağlantısı olan bu sistem ile akaryakıt alım satım hareketleriniz izlenmekte denetim sistemi kapsamında toplanan bu verilerin elektronik ortamda süreklilik arz edecek biçimde Kurumca izlenebilir olması sağlanmakta ve EPDK' ya raporlanmaktadır.

 

Bu amaçlarla kurulmuş olan istasyon otomasyon sistemine ilişkin genel ve 01.03.2014 tarihinde yürürlüğe girecek yeni düzenlemeleri içeren usul ve esaslar; ana hatları ile aşağıda belirtilmiştir. 

 

1)     Dağıtıcı ve bayilik lisansı sahipleri, tabloların oluşturulmasından müştereken yükümlüdür.

 

2)     Bayiler Dağıtıcı lisansı sahipleri ile Aylık Akaryakıt Stok ve Alım Satım Raporunu oluşturmak zorundadır. Bu rapor takip eden ayın 20 nci gününe kadar “Petrol Piyasası Bilgi Sistemi” aracılığıyla elektronik imza kullanarak Kuruma bildirmektedir. 

 

3)     İstasyonlarınızda mevcut istasyon otomasyon sisteminin gerekli bakım ve onarımlarının elektronik veri aktarımını kesintiye uğratmayacak şekilde yapılması zorunludur,

 

4)İstasyon otomasyon sisteminin arıza yapması durumunda veri kaybı oluşmaması esas olup, arıza olması durumunda 24 saat içerisinde şirketimize bilgi verilmesi ve yetkili servislerin aranması, arızanın meydana geldiği tarihten itibaren 4 iş günü  içerisinde giderilerek  arıza giderildiğinde kesinti dönemindeki verileri de kapsayacak şekilde elektronik veri akışının devamlılığını sağlanması zorunludur.

 

Akaryakıt istasyonunun bakım onarım ve arıza hallerinde, elektronik veri aktarımının kesintiye uğratılmaması gerekir.  Bakım onarım ve arıza durumlarında, bakım onarıma veya arızaya konu ilgili yerlerden akaryakıt satışı yapılamaz.

 

5)     İstasyonunuzda tadilat yapılması halinde EPDK'ya tadilata başlama bildirimi yapılması gerektiğinden, tadilat için  İlgili diğer mevzuat gereği gerekli izin ve onayları almanız  ve buna ilişkin belgeleri şirketimize göndermeniz ,keza tadilat bittiğinde tadilat bitme bildirimi yapılacağından işlemlerin tamamlanması üzerine tadilatın bittiğine ilişkin ilgili kurumlardan alacağınız belgeleri derhal şirketimize göndermeniz gerekmektedir. 

Ayrıca istasyon tadilatı esnasında akaryakıt istasyonunda satış yapılması halinde, akaryakıt satışı gerçekleştirilen yerlerin (tank, geçici tank, pompa vb.) istasyon otomasyon sistemine bağlı olması gereklidir.

 

6)     Kurul kararı gereği  şirketimiz istasyon otomasyon sisteminin doğru ve sağlıklı çalışmasını engelleyecek müdahalelere karşı  her türlü tedbiri almak ve istasyon otomasyon sistemine yapılan izinsiz müdahalelere ilişkin otomatik uyarı/ikaz sistemini düzenli olarak kontrol etmekle yükümlüdür. Bu kapsamda otomatik uyarı ikaz sistemi ile sisteme  izinsiz müdahaleler izlenmektedir.

 

7)     Bayilik lisansı sahipleri istasyonlarında kurulu olan istasyon otomasyon sisteminin güvenliğinden sorumludur. Bağlı olduğu dağıtıcı lisansı sahibinin yazılı izni olmadan istasyon otomasyon sistemine müdahale edemez. İstasyon otomasyon sisteminin işleyişini engelleyen veya devre dışı bırakan her türlü fiiliniz izinsiz müdahale olarak değerlendirilir. Bu nedenle otomasyon sistemine hiç bir şekilde müdahale etmemeniz, istasyon otomasyon sisteminde meydana gelen arızaları en geç 24 saat içerisinde dağıtıcı lisansı sahibi şirketimize bildirmeniz yasal zorunluluktur.

 

8)     Yapılan dış satışlara ilişkin satış belgelerini satışın yapıldığı tarihten itibaren 2 iş günü içerisinde   düzenlenen irsaliyeler ile eşleştirmek ve şirketimize bildirmeniz gerekmektedir.

 

9)01.03.2014 TARİHİNDE YÜRÜRLÜĞE GİRECEK YENİ DÜZENLEMELERLE; İSTASYON OTOMASYON SİSTEMİNİN İZLENMESİ VE RAPORLANMASI SONUCUNDA;

 

Akaryakıt istasyonunda bulunan sisteme herhangi bir izinsiz müdahalede bulunduğunuzun anlaşılması halinde dağıtım şirketlerine yerinde tutanak düzenleme yetki ve sorumluluğu verilmiştir. Böylesi bir durumda yerinde tutanak düzenlenerek akaryakıt ikmalinizin  durdurulması ve  derhal 5607 sayılı Kanunda belirtilen kaçakçılığı önleme, izleme ve araştırmakla görevli kurumlara başvurmamız zorunludur. 

Yerinde yapılacak inceleme sonucunda ; 

 

     a)     Aykırılık ortadan kaldırıldıktan ve düzenlenen tutanak ile ilgili Kuruma başvuru yapıldığına ilişkin belge “Petrol Piyasası Bilgi Sistemi” aracılığıyla elektronik imza kullanılarak Kuruma bildirildikten sonra akaryakıt ikmaline başlanabilecektir. 

 

     b)     Şirketimizce yapılacak kontrollerde kayıt dışı ikmal ve/veya satış tespit edilmesi durumunda şirketimiz tarafından duruma ilişkin tutanak düzenlenerek söz konusu ürünün menşeine ilişkin bilgi belge(fatura, sevk irsaliyesi vb.) istenmesi,  siz bayiler tarafından dağıtıcı harici ikmal edilen ürüne ilişkin bilgi ve belgenin verilmesi durumunda; dağıtıcı harici ikmal edilen ürünün menşeine ilişkin bilgi belge, tespit tutanağı ve istasyon otomasyon sistemi verileri “Petrol Piyasası Bilgi Sistemi” aracılığıyla elektronik imza kullanılarak Kuruma bildirilecek, Kuruma bildirim yapılmasını takiben akaryakıt ikmaline başlanabilecektir.

 

     c)     Dağıtıcı harici ikmal edilen ürüne ilişkin bilgi belgenin sağlanmaması veya ibraz edilmemesi durumunda; şirketimiz menşei belli olmayan akaryakıta ilişkin olarak 5607 sayılı Kanunda (Kaçakçılıkla Mücadele Kanunu ) belirtilen kaçakçılığı önleme, izleme ve araştırmakla görevli kurumlara başvurmak zorundadır. Bu durumda da düzenlenen tutanak ve ilgili Kuruma başvuru yapıldığına ilişkin belge “Petrol Piyasası Bilgi Sistemi” aracılığıyla elektronik imza kullanılarak Kuruma bildirildikten sonra akaryakıt ikmaline başlanabilecektir.

 

10)     İstasyonlarınızda yapılan dolum ve satışlar günlük takip edilecek, akaryakıt istasyonuna yapılan dolumlar, dağıtıcı tarafından düzenlenen satış belgesi ile dolumun yapıldığı tarihten itibaren iki iş günü içerisinde eşleştirilecektir. Bu eşleştirme sonucunda kayıt dışı ikmal ve/veya satış yapıldığının anlaşılması durumunda,  akaryakıt ikmali derhal durdurulacaktır. Bu duruma ilişkin şirketimizce yerinde yapılacak inceleme ve tespit sonucunda;

 

     a)     Kayıt dışı ikmal ve/veya satış verisinin istasyon otomasyon sistemindeki hata nedeniyle oluştuğu tespit edilirse durum tutanak altına alınıp sistemin doğru çalışması sağlanacak, bu hususta -Sistemin doğru çalıştığına ilişkin - dağıtıcı ve bayilik lisansı sahipleri arasında tutanak düzenlenecek ve söz konusu tutanaklar 3 iş günü içerisinde “Petrol Piyasası Bilgi Sistemi” aracılığıyla elektronik imza kullanılarak Kuruma bildirilecektir.  Kuruma bildirim yapılmasını takiben akaryakıt ikmaline başlanabilecektir.

 

     b)     Akaryakıt istasyonunda kayıt dışı ikmal ve/veya satış yapıldığı tespit edilirse; şirketimiz tarafından  duruma ilişkin tutanak düzenlenmesi, dağıtım şirketimiz haricinde ikmal ettiğiniz ürünün menşeine ilişkin bilgi belge(fatura, sevk irsaliyesi vb.) sağlamanız durumunda; dağıtıcı harici ikmal edilen ürünün menşeine ilişkin bilgi belge, tespit tutanağı ve istasyon otomasyon sistemi verilerinin “Petrol Piyasası Bilgi Sistemi” aracılığıyla elektronik imza kullanılarak Kuruma bildirilmesi, Kuruma bildirim yapılmasını takiben akaryakıt ikmaline başlanması,

 

     c)     Dağıtım şirketimiz haricinde ikmal edilen ürüne ilişkin bilgi belgenin tarafımıza verilmemesi ve/veya ibraz edilmemesi durumunda; şirketimizce menşei belli olmayan akaryakıta ilişkin olarak 5607 sayılı Kanunda belirtilen kaçakçılığı önleme, izleme ve araştırmakla görevli kurumlara başvurulması, düzenlenen tutanak ve ilgili Kuruma başvuru yapıldığına ilişkin belgenin  “Petrol Piyasası Bilgi Sistemi” aracılığıyla elektronik imza kullanılarak Kuruma bildirildikten sonra akaryakıt ikmaline başlanması mümkün olabilecektir.

 

11)     Yine istasyon otomasyon sistemindeki verilerin birbirini takip eden 4 iş günü süresince Kurumun erişimine sağlanmaması durumunda akaryakıt ikmaliniz derhal durdurulacak ve sistemin doğru çalışması sağlanarak buna ilişkin taraflar arasında tutanak düzenlenerek, tutanak düzenleme tarihinden itibaren 3 iş günü içerisinde “Petrol Piyasası Bilgi Sistemi” aracılığıyla elektronik imza kullanılarak Kuruma bildirilecek,  bildirim yapılmasını takiben akaryakıt ikmaline başlanabilecektir. 

 

12)     Aylık Akaryakıt Stok ve Alım Satım Raporunda kayıt dışı ikmal ve/veya satış nedeniyle mutabakat sağlanamaması durumunda akaryakıt ikmali durdurulacaktır.

 

13)     Bayilerin kullanıcılar haricinde yeniden satış amaçlı satış yapması yasaktır. Bu durumun tespiti halinde akaryakıt satışına ilişkin bilgi belgeleri (fatura, sevk irsaliyesi v.b.) satışın yapıldığı lisans sahibinin lisans numarasını da içerecek şekilde “Petrol Piyasası Bilgi Sistemi” aracılığıyla elektronik imza kullanılarak derhal Kuruma bildirecektir.

 

14)     Bayilik sözleşmenizin herhangi bir sebeple sona ermesi halinde Petrol Piyasası Lisans Yönetmeliğinde öngörülen süreler içerisinde dağıtıcı değişikliği tadili yapılıncaya veya ilgili bayilik lisansı sona erinceye/iptal edilinceye kadar istasyonda kurulu bulunan istasyon otomasyon sisteminin çalışır halde tutmanız zorunludur. Bu süre içerisinde de gerekli izleme ve raporlamaları şirketimizce yapılmak zorunda olduğundan, siz bayilerin de bu süre içerisinde istasyon otomasyon sistemine ilişkin yükümlülükleriniz devam etmektedir.

 

15)     Ayrıca 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu'nun 4.maddesinin (l) bendi gereği bu kanuna göre faaliyette bulunan lisans sahipleri "Kaçak akaryakıt veya sahte ulusal marker elde etmeye, satmaya ya da herhangi bir piyasa faaliyetine konu etmeye yarayacak şekilde lisansa esas teşkil eden belgelerde belirlenenlere aykırı sabit ya da seyyar tank, düzenek veya ekipmanı bulundurmamakla" yükümlüdür.  Aksi durumda bu aykırılığı yapan bayiler için 2014 yılı yeniden değerleme oranına gör 1.039.000,00 TL idari para cezası verileceği kanun gereğidir. 

Bu nedenle istasyonunuzda, İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı ve vaziyet planında kayıtlı olmayan, otomasyon sistemi dışında tutulmuş, pompalara bağlı veya bağımsız,  yer altı veya yer üstü tank, depo veya her ne nam altında olursa olsun akaryakıt depolanmasına yönelik  bir tesis olmaması, bulunan tüm tank  ve pompaların otomasyon sistemine  bağlı  ve 7/24 çalışır vaziyette olması gerekmektedir.

 

01.03.2014 tarihinde yürürlüğe girecek olan yeni düzenlemelere uygun olarak faaliyette bulunmamanı, yükümlülüklerinizi yerine getirmemeniz, 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu ve 1240 Sayılı Kurul Kararına  aykırılık teşkil eden fiil ve eylemleriniz bulunması, kayıt dışı ikmal ve/veya satış yapıldığının tespit edilmesi halinde şirketimizce akaryakıt ikmalinizin durdurulması, yerinde tutanak tutulması ve 5607 sayılı Kaçakçılıkla Mücadele Kanunu uyarınca ilgili kolluk kuvvetlerine ihbarda bulunulması  dağıtıcı lisansı sahipleri yönünden zorunlu hale getirilmiş olduğundan; akaryakıt ikmalinizin kesilmemesi ve kolluk kuvvetlerine bildirimde  bulunmak zorunda kalınmaması,   herhangi bir idari para cezası ve/veya cezai yaptırımla karşı karşıya kalmamanız için yükümlülüklerinize riayet etmenizi, herhangi bir sorunda derhal şirketimiz otomasyon  yetkililerini ve  servislerini haberdar etmenizi, işbirliğimizin devamı için istasyon otomasyon sistemi ile ilgili yükümlülüklerinize riayet etmenizi önemle rica ederiz.